Så kan du upphandla ADDYOU verktyget.
När er kommun/region bestämt sig för att använda ADDYOU verktyget så är dags att göra en upphandling. Det kan göras på flera olika sätt. Vilket som är mest lämpligt kan ni själva bestämma, men håll koll på vilka belopp ni kommer att köpa för, det avgör i vissa fall vilken metod som ska användas.
Bra att veta om juridiken vid upphandling
Eftersom ADDYOU:s verktyg framförallt används inom socialtjänsten och hälso- och sjukvård så omfattas den av LOU:s Bilaga 2a. Tjänsterna i bilaga 2 har en högre direktupphandlingsgräns än andra tjänster. För dessa tjänster gäller att de kan direktupphandlas till ett värde upp till 7,8 miljoner kronor för hela avtalstiden.
Enligt CPV-klassificeringen¹ ska verktyget vid upphandling klassas under kategorin ”Sociala tjänster och andra särskilda tjänster”. Korrekta CPV-koder är angivna i intervallet mellan 85300000-2 (socialvård och tillhörande tjänster) till 85323000-9 (kommunal hälso- och sjukvård). Inköp av ADDYOU:s verktyg ska därför klassas in under dessa koder.
Mer information om CPV och Bilaga 2 finns på Upphandlingsmyndighetens hemsida:
https://www.upphandlingsmyndigheten.se/regler-och-lagstiftning/olika-sorters-avtal-och- kontrakt/upphandling-av-tjanster/
¹CPV-koder/klassificering är EU:s gemensamma system och ett viktigt verktyg för att beskriva föremålet för en
upphandling och för att kunna söka på annonser i databaser.
https://www.upphandlingsmyndigheten.se/inkopsprocessen/genomfor-upphandlingen/cpv-koder/
Rekommenderade förfaranden för upphandling
1. Direktupphandling upp till 7.8 mkr
Direktupphandling används om beloppet för hela avtalsperioden, inklusive optionsår, inte överstiger
7 802 550 kr (sju miljoner åttahundratvåtusen femhundrafemtio kronor) + moms (om momsplikt
föreligger).
Lämplig avtalstid beräknas alltså utifrån hur lång tid det tar att uppnå 7.8 mkr i total fakturering för appen. Om ni t.ex. har ett avtal som kostar 500 000 kr/år, då kan ni ha en avtalsperiod på 15 år. Givetvis kan ni säga upp avtalet innan dess om ni inte är nöjda, normalt med endast en månads uppsägningstid.
2. Direktupphandla ett ”prova-på paket” för 700 000 kr
Det går utmärkt att först direktupphandla vårt ”prova-på paket”.
Det omfattar 200 användare under två år för 700 000 kr, alltså 350 000 kr / år.
Om ni är nöjda kan ni sedan öka antalet användare i den takt ni vill, tills ni når 7.8 mkr totalt.
Därefter kan ni göra en ny direktupphandling upp till 7.8 mkr.
En kommun med 1000 användare kommer sedan att kunna ha avtalsperioder på ca 1-3 år beroende
på hur många tjänster de vill använda i appen/verktyget.
3. Förhandsinsyn – för köp där beloppet överstiger 7.8 mkr
Förhandsinsyn kan också sägas vara en direktupphandling men där det sammanlagda beloppet för kontraktet beräknas överstiga 7 800 000 kr. Om ert köp överstiger det beloppet ska en annonsering göras och det är den som kallas Förhandsinsyn.
Detta upphandlingsförfarande används när man ska köpa en teknisk lösning och bedömningen är att det inte finns någon konkurrent på marknaden som kan leverera en liknande teknisk lösning. För att ta reda på om det finns konkurrens så annonserar man därför i t.ex. OPIC/TendSign att ni har för avsikt att köpa/investera i ADDYOU:s verktyg, avtalets längd och belopp. Ni ska också motivera varför ni anser att det räcker med förhandsinsyn. Det får inte vara ett sätt att kringgå LOU. Enligt EU-domstolen så ska det klart och otvetydigt framgå av motiveringen vad som legat till grund för myndighetens bedömning att direkttilldela kontraktet.
Här är en fördjupad förklaring och exempel på text som enligt våra juridiska rådgivare mj@magnusjosephson.se med stor sannolikhet ska räcka vid förhandsinsyn:
I detta fall rekommenderas att ni åberopar undantag på grund av ”Tekniska skäl” enligt LOU 6 kap. 14§ p.2
Enligt Upphandlingsmyndigheten² så krävs för att undantaget ska få tillämpas ”att det på grund av tekniska skäl inte finns någon konkurrens. Med tekniska skäl kan exempelvis avses att det bara finns en leverantör som har kompetens att utföra arbetet, som tillhandahåller det som ska upphandlas eller att upphandlingen avser vissa nödvändiga reservdelar som bara finns hos en leverantör.
När det gäller tekniska skäl måste två villkor vara uppfyllda för att undantaget ska vara tillämpligt.
Det krävs att:
– ”arbetena som är föremål för upphandlingen är av teknisk karaktär, och
– det därför är absolut nödvändigt att tilldela en viss leverantör avtalet”.
Vår bedömning är att båda dessa rekvisit är uppfyllda.
Här är vårt förslag på formulering för att möta detta krav i er annons om förhandsinsyn:
”Kommunen X har för avsikt att genom förhandlat förfarande utan annonsering, i enlighet med LOU 6 kap. 14 § p.2, köpa verktyget ADDYOU, www.addyou.se.
ADDYOU är en app, ett digitalt (tekniskt) verktyg, som är framtaget för verksamheter inom omsorg, behandling, vård och psykiatri. Appen stöttar och hjälper brukare som får hjälp och stöd från den psykiatriska vården att skapa en enklare vardag med förutsägbarhet och motiverande arbete utan stöd av personal.
Verktyget tillhandahåller ett sätt att motivera och förenkla för individen för att gynna måluppfyllnad i sin vardag vilket stärker tryggheten och bidrar till välbefinnande. Detta görs genom att verktyget synliggör alla framsteg och ger individen stöttning i sina kognitiva förmågor. Verktyget ger individen stöd och hjälp med strategier och metoder för att kompensera för sina svårigheter.
Det hjälper även stödpersonernas arbete då verktyget synliggör varje individs uppsatta mål och aktiviteter. Stödperson får därmed stöttning i sitt arbete att arbeta efter empiriska och vetenskapliga grunder. På så sätt vet alla inom organisationen exakt vad som förväntas av dem, vilket leder till en högre samstämmighet i agerande och därför en trygghet hos individen. Den systematiska dokumentationen schematiseras och förbättras då endast relevans dokumenteras. ADDYOU verktyget löser härmed många av de uppgifter som hittills har behövt utföras av vår personal. Manuell / personlig hantering av denna brukargrupp är fortfarande viktig men vi bedömer att personalen kommer att kunna arbeta med mer kvalitativa uppgifter när appen sköter grundläggande saker för brukaren.
ADDYOU verktyget är en ny produkt på marknaden som lanserades januari 2023. Den har dock visat på mycket goda resultat hos de användare som använt den under testperioden före lansering. Då verktyget förenklar all uppföljning bidrar detta till en kvalitetssäkring som genomsyrar hela organisationen. Det är kommunens uppfattning att det i dagsläget inte finns en liknande teknisk produkt på marknaden men att den skulle skapa stor nytta för både brukarna och personalen inom den psykiatriska vården. Då köpet avser en teknisk produkt som i dagsläget bara kan levereras av en leverantör anser kommunen därför att det är motiverat att använda förhandlat förfarande utan annonsering i enlighet med LOU 6 kap 14 § p2.
²https://www.upphandlingsmyndigheten.se/frageportalen/1543253/upphandling-med-endast-1-leverantor/
4. Öppet förfarande
Öppet förfarande innebär enligt LOU 6 kap. 2 § att alla leverantörer får lämna anbud efter att en annonsering har gjorts.
Nackdelen med öppet förfarande är dock att det inte går att förhandla om anbuden så den upphandlande myndigheten måste specificera mycket av hur den ska se ut och fungera. Vår uppfattning är att det är bättre att använda förhandlat förfarande om ni kommer till slutsatsen att ni vill genomföra en vanlig upphandling med annonsering, mer omfattande förfrågningsunderlag, anbudstid, förhandling och tilldelningsbeslut. Det finns mycket att förhandla om när en funktion ska köpas in så det är lämpligare att fråga leverantörerna hur deras lösning bäst kan stötta era verksamheter och brukare utifrån några tydliga målsättningar och problembeskrivningar. Läs mer om förhandlat förfarande i nästa stycke.
5. Förhandlat förfarande
Om ni vill göra en vanlig upphandling med förfrågningsunderlag, anbudstid, utvärdering, förhandling och tilldelningsbeslut så rekommenderar vi förhandlat förfarande. Detta då det är både olämpligt och omöjligt att specificera exakt vad en app ska innehålla, vilket blir viktigt vid öppet förfarande, eftersom behoven varierar från brukare till brukare. Därför är det bättre att bedöma flexibiliteten hos apparna istället för vad som kan erbjudas just vid anbudstillfället. I korthet så görs förhandlat förfarande i två faser. Fas 1 – inbjudan till alla leverantörer att ansöka om att lämna anbud i Fas 2. Här begärs information om företaget in samt viss historik rörande produktutbudet. När ansökningstiden, normalt 30 dagar, löpt ut så görs en kvalificering och de
leverantörer som går vidare till Fas 2 får förfrågningsunderlaget som de ska lämna anbud på. Där ska utvärderingskriterier, ska-krav, avtal m.m. anges. Detta är ett förfarande som normalt används när det är oklart exakt hur den slutliga lösningen ska bli.
Vi vill dock påpeka att det oftast är bättre att acceptera apparna som de är och välja den som passar ert behov bäst och sen ha ett avtal inom vilket appen kan utvecklas i den takt och omfattning som er verksamhet behöver. Därför är inte heller förhandlat förfarande något som med säkerhet leder till ett bättre resultat och avtal än om ni använder de former av direktupphandling som har presenterats ovan.
Båda är tillåtna enligt LOU men frågan som är viktigast att besvara är vilken metod leder till det bästa
avtalet och resultatet för brukare och personal i förhållande till mängden arbete för att göra
upphandlingen.
